Baza wiedzy

Dokumentacja pracownicza (HR) - kluczowe podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Autor: Jakub WezgrajData dodania: Kategoria: Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (RODO), Wymogi ustawowe

Proces nawiązywania stosunku pracy oraz jego zakończenia związany jest ze spełnieniem licznych obowiązków po stronie pracodawcy. W celu prawidłowego spełnienia tych obowiązków nie należy zapominać także o przepisach związanych z ochroną danych osobowych.
Podstawa to przepisy Kodeksu Pracy

Zasadnicze podstawy przetwarzania danych osobowych wyznaczają przepisy Kodeksu Pracy.

Do 31 grudnia 2018 r. szczegółowy zakres danych jakich pracodawca mógł żądać od nowego pracownika wynikał wprost z Załącznika nr 1a do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. jak również z art. 22(1) Kodeksu Pracy. Z dniem 1 stycznia 2019 r. wyżej wymienione Rozporządzenie utraciło moc na rzecz Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, co oznacza, że pracodawcy mogą przetwarzać dane osobowe pracowników zasadniczo na podstawie przepisów Kodeksu Pracy.

Ale podstaw prawnych jest znacznie więcej...

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych pracowników wyznaczają także między innymi Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie Pracy.

Ponadto zasady wykonywania obowiązków przez pracodawcę jako płatnika określonych składek (a w tym reguły dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w ramach dokumentacji płacowej) regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz akty wykonawcze do tych ustaw.

Z kolei zakres danych osobowych niezbędny do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych wyznacza Załącznik nr 1 i 2 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów.

Powyżej wskazane regulacje to jedynie przykłady, w praktyce istnieje ich więcej (np. w dziedzinie BHP przepisy regulujące zasady ustalania okoliczności i przyczyn wypadków w pracy).

Numer rachunku bankowego pracownika

Ponadto zgodnie ze zmianami w zakresie prawa pracy obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r., pracodawca na mocy art. 221 § 2 KP ma prawo żądać podania od pracownika numeru rachunku płatniczego jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przetwarzanie danych pracowników na podstawie udzielonej zgody

Należy pamiętać, że zgodę pracownika jako podstawę przetwarzania danych osobowych należy traktować jako ostateczność (tzn. wówczas gdy nie znajdujemy innej podstawy przetwarzania określonych danych w konkretnych celach). Jednocześnie w takim przypadku musimy liczyć się z tym, że pracownik może nie wyrazić zgody na konkretny cel przetwarzania danych, ponieważ udzielona zgoda na przetwarzanie danych jako rodzaj oświadczenia woli pracownika, ma charakter całkowicie dobrowolny.

Tym samym w przypadku pozyskiwania od pracowników zgody na przetwarzanie ich danych osobowych w szerszym zakresie niż umożliwiają to obowiązujące przepisy prawa, pracodawca powinien mieć na względzie, że zgody te muszą być wyrażane w sposób dobrowolny i świadomy, a ich ewentualne niewyrażenie nie może prowadzić do jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracowników, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji w ramach istniejącego stosunku zatrudnienia.

Chcesz mieć pewność, że prawidłowo prowadzisz dokumentację kadrową?

Sprawdź nasz pakiet "Dokumentacja pracownicza zgodna z RODO i Kodeksem Pracy"

 

Zadaj pytanie  lub  Zadzwoń: 600 677 026

administrator danychdane osobowedane służboweGDPRHRkadrykodeks pracyKodeks pracy i RODOLegalny Pakietochrona danych osobowychprzepisy prawaRODO w HRrodo wymaganiarozporządzenie GDPRrozporządzenie RODO

Wróć

Do góry