Monitoring wizyjny w zakładzie pracy - obowiązki pracodawcy po 25 maja
Autor: Jakub WezgrajData dodania: Kategoria: Aktualności, Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (RODO)
Razem z rozpoczęciem stosowania RODO polski ustawodawca wprowadził do stosowania nową ustawę o ochronie danych osobowych (z dnia 10 maja 2018 r.).
W ramach nowej ustawy o ochronie danych osobowych przewidziano zmiany również w innych ważnych aktach prawnych, w tym Kodeksie Pracy. Zmiany dotyczą zasad stosowania monitoringu wizyjnego oraz innych form monitorowania jakie może stosować pracodawca w zakładzie pracy.
Jednakże aby wykorzystywanie monitoringu w miejscu pracy było zgodne z obowiązującym prawem, pracodawcy muszą spełnić nowe wymagania.
Kadry muszą przenalizować sposób prowadzenia monitoringu wobec pracowników
W Kodeksie Pracy pojawiły się nowe regulacje prawne dotyczące stosowania monitoringu wobec pracowników. Co istotne zmiany dotyczą nie tylko monitoringu wizyjnego, ale również elektronicznego, w tym sposobu korzystania ze służbowej poczty elektronicznej przez pracowników.
Trzeba będzie jednak uważać, ponieważ możliwość stosowania monitoringu będzie miała swoje ograniczenia. Kamery będą mogły być instalowane na terenie zakładu pracy lub wokół zakładu pracy, zasadniczo nie będą mogły swoim zasięgiem obejmować jednak szatni, stołówek, czy też pomieszczeń sanitarnych. Z kolei monitoring służbowej poczty elektronicznej nie będzie mógł prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Niezależnie jaką formę monitoringu pracodawca wykorzystuje obecnie lub ma zamiar zastosować w przyszłości, będzie musiał bardzo dobrze przeanalizować realne cele stosowania tych rozwiązań.
Zmienione przepisy Kodeksu Pracy dają możliwość stosowania monitoringu tylko wówczas, gdy służyć on będzie jasno określonym celom, m.in. zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji istotnych dla pracodawcy, a w przypadku monitoringu poczty elektronicznej – gdy będzie to niezbędne np. do kontroli sposobu użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Bez zmian w regulaminach pracy oraz szeroko zakrojonej polityki informacyjnej się nie obejdzie
Problematyczna w praktyce okazuje się kwestia odpowiedniego wdrożenia zasad stosowania monitoringu w miejscu pracy, w tym informowania o tym pracowników. Przepisy zmienionego KP wymagają bowiem, by cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu był jasno określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu skierowanym do pracowników (gdy u danego pracodawcy nie stosuje się regulaminu pracy oraz nie jest objęty układem zbiorowym pracy).
Każdy pracownik w momencie dopuszczania do pracy będzie musiał być także informowany o stosowanym przez pracodawcę monitoringu.
Gdy wprowadzenie powyższej formy nadzoru dopiero jest planowane, pracodawca będzie zobligowany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
Niezbędne są również specjalne oznaczenia pomieszczeń i terenu objętego monitoringiem w taki sposób, aby informacja na temat stosowanego nadzoru była dla osób nim objętych widoczna i czytelna. Pracodawca może stosować w tym celu odpowiednie znaki graficzne lub ogłoszenia dźwiękowe, musi jednak je wprowadzić nie później niż jeden dzień przed planowanym uruchomieniem monitoringu.
Maksymalny okres przechowywania danych z monitoringu
Zmiany uległy również dotychczas przyjmowane (jako dobra praktyka) zasady dotyczące okresu przechowywania materiałów z monitoringu (np. nagrań z kamer). Dotychczas przyjmowana praktyka przez organ nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych wskazywała najczęściej możliwość przechowywania danych z monitoringu wizyjnego przez okres 14 - 30 dni licząc od daty zapisania materiału.
Tymczasem nowe regulacje Kodeksu Pracy dają możliwość pracodawcy przechowywania materiałów pozyskanych z monitoringu przez okres do 3 miesięcy licząc od daty ich zapisania.
Okres ten będzie mógł być wydłużony w przypadku gdy konkretny materiał będzie wykorzystywany jako dowód w prowadzonym postępowaniu (np. w zakresie ustalenia sprawcy określonego zdarzenia w obszarze monitorowanym). W takim wypadku dane z monitoringu wykorzystywane jako materiał dowodowy będą mogły być przechowywane przez okres aż do prawomocnego zakończenia postępowania (powyższa zasada może mieć również zastosowanie wobec tej części materiałów z monitoringu, wobec których pracodawca uzyskał wiadomość, że mogą być wykorzystane jako dowód w postępowaniu).
Co wprowadzają zmiany w Kodeksie Pracy?
Art. 222 – zasady stosowania monitoringu wizyjnego
1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
5. Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
6. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
Art. 223 – zasady stosowania monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu
1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
3. Przepisy art. 22 2 § 6-10 stosuje się odpowiednio.
4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.
Zobacz usługi ODOeksperta, które pomogą zrealizować ustawowe obowiązki
GDPR, kodeks pracy, monitoring wizyjny, obiekt monitorowany RODO, ochrona danych osobowych, ODOekspert, pracodawca, pracownik, rodo wymagania, rozporządzenie GDPR, rozporządzenie RODO, unijne rozporządzenie o ochronie danych, wdrożenie rodo, wymagania rodo