Baza wiedzy

Zmiany w Kodeksie Pracy i ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych związane z RODO - właśnie weszły w życie

W dniu dzisiejszym zaczęły obowiązywać przepisy wprowadzające zmiany w ponad 160 ustawach. Mowa oczywiście o ustawie Celem nowelizacji było dostosowanie polskich regulacji do wymagań RODO.

W niniejszym artykule opisujemy jak zmienił się Kodeks Pracy oraz ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Lektura obowiązkowa dla każdego pracodawcy!

Zmiany w Kodeksie Pracy

Nowelizacja wprowadziła zmianyw zakresie przetwarzania danych osobowych zarówno kandydatów do pracy jak i pracowników. Każdy pracodawca musi więc przeprowadzić dokładną weryfikację na przykład sposobu przeprowadzania rekrutacji (i pozyskiwanych danych osobowych od kandydatow) jak również zatrudniania pracowników i związaną z tym kwestią prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Rekrutacja

Zasadnicza podstawa na, której pracodawca opiera proces rekrutacji (w tym również możliwość żądania podania określonych danych osobowych od kandydata) pozostaje niezmienna – a wynika ona bezpośrednio z Kodeksu Pracy (dalej: KP).

Modyfikacji uległ zakres danych osobowych jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. I tak w porównaniu z poprzednim brzmieniem art. 221 zmiana ta wygląda następująco:

Poprzednie brzmienie przepisu Aktualne brzmienie przepisu

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) imiona rodziców;

3) datę urodzenia;

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jak widać z zamieszczonego zestawienia, obligatoryjne żądanie danych o miejscu zamieszkania kandydata potencjalnie będzie mogło zostać uznane za wykraczające poza to co konieczne, gdyż nowe brzmienie przepisu wskazuje ogólnie na dane kontaktowe (wskazane przez kandydata), co ograniczać się może m. in. do podania numeru telefonu lub adresu elektronicznej skrzynki pocztowej. 

Jednak warto zwrócić uwagę na to, że danych o wykształceniu, posiadanych kwalifikacjach czy też przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca będzie mógł żądać jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, co wynika z dalszego brzmienia art. 221 KP. Takie obostrzenie jest wyrazem zasady minimalizacji danych, o której mówi art. 5 ust. 1 lit. c) RODO. Zatem pracodawca każdorazowo będzie zobowiązany dokonać oceny czy dane, które zbiera są adekwatne dla celu konkretnej rekrutacji.

Nawiązanie stosunku pracy

W dalszej części art. 221 KP mowa jest o zakresie danych, których dodatkowo pracodawca może żądać od pracownika:

Poprzednie brzmienie przepisu Aktualne brzmienie przepisu

1) inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

2) numer PESEL nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4)  wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Ponadto dane osobowe mogą być gromadzone przez pracodawcę w szerszym zakresie – ponad ten, który wynika z nowego brzmienia art. 221 KP - zasadniczo w dwóch przypadkach:

- wtedy gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa

Jako przykład można wskazać art. 10 ust. 8a Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, który zobowiązuje osobę ubiegającą się o zatrudnienie jako nauczyciel w placówce szkolnej, do przedłożenia dyrektorowi szkoły informacji z Krajowego Rejestru Karnego potwierdzającej fakt nieskazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

- osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrażą na to zgodę

Wskazać należy, że w treści Uzasadnienia do ustawy nowelizującej ustawodawca mówiąc o „zgodzie” odsyła wprost do definicji zawartej w treści RODO jak również KP. Tak rozumiana zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może jednak stanowić podstawy do przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, co wynika wprost ze znowelizowanych przepisów KP. Pracodawca nie będzie więc mógł poprosić pracownika o wyrażenie zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na przykłąd w zakresie jego karalności (co w praktyce zdarzało się u niektórych pracodawców). Taka regulacja ma ograniczyć powszechnie spotykaną na rynku pracy praktykę żądania tzw. zaświadczeń o niekaralności, gdy tak naprawdę nie ma ku temu żadnych podstaw, a brak równej relacji między pracownikiem a pracodawcą w zasadzie wyłącza możliwość spełnienia warunku „dobrowolności” w wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych.

Zgoda jako podstawa prawna przetwarzania danych osobowych może również być wykorzystana do przetwarzania przez pracodawcę danych wrażliwych (o których mowa w art. 9 RODO) – ale tylko wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy kandydata do pracy (gdy chodzi o rekrutację) lub pracownika.

Należy również pamiętać że ewentualne nie wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez pracownika lub kandydata do pracy nie może być podstawą niekorzystnego traktowania tych osób przez pracodawcę, w tym w szczególności nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Pracodawca na gruncie Kodeksu Pracy dysponuje bowiem inną podstawą prawną przetwarzania danych osobowych tych osób, oczywiście w zakresie określonym bezpośrednio w przepisach KP, ewentualne przetwarzanie innych kategorii danych osobowych za dobrowolnie udzieloną zgodą ma charakter fakultatywny.

PAMIĘTAJ

Na gruncie znowelizowanego Kodeksu Pracy pracodawca przetwarzanie danych osobowych w ramach prowadzonego procesu rekrutacji, a także zatrudnienia może oprzeć zasadniczo na następujących podstawach prawnych:

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO gdy przetwarza dane obligatoryjne, wymienione w katalogu zamkniętym z art. 221 Kodeksu pracy spełniając tym samym „obowiązek prawny ciążący na administratorze”;

- na podstawie wyrażonej zgody w zakresie szerszym niż wynikający z przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit a RODO lub art. 9 ust. 2 lit a RODO dla danych szczególnej kategorii).

Oczywiście jak wskazuje praktyka, pracodawca niejednokrotnie przetwarza dane osobowe pracowników również w zakresie nieuregulowanym w Kodeksie Pracy. W takich przypadkach może posłużyć się innymi podstawami przetwarzania danych przewidzianymi na gruncie RODO, w tym m. in. art. 6 ust. 1 lit. f), a więc w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu  (gdy pracodawca nie przetwarza danych jako organ publiczny w ramach realizacji swoich zadań). O ile oczywiście możliwość przetwarzania danych osobowych w danym przypadku jest zgodna w świetle poszczególnych wymagań RODO, w tym podstawowych zasad przetwarzania danych wskazanych w art. 5 unijnego rozporządzenia.

Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych staje się niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Ważne: Do 31 grudnia 2018 r. szczegółowy zakres danych, których mógł żądać pracodawca (od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika) wyznaczały załączniki do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Natomiast z dniem 1 stycznia 2019 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które uchyliło poprzednie. Niemniej jednak w Biuletynie Informacji Publicznej ukazały się nowe, zgodne z aktualnymi przepisami wzory dokumentów które mogą okazać się pomocne dla pracodawcy przy pozyskiwaniu danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie (a także pracownika). Pamiętać jednak należy, że udostępnione wzory dokumentów nie mają charakteru obowiązującego, dlatego w pierwszej kolejności należy pamiętać o zakresie danych wynikającym z nowej treści Kodeksu Pracy.

Monitoring

W części dotyczącej stosowania monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy lub terenu wokół zakładu pracy ustawodawca dołączył do katalogu miejsc wyjętych spod prawa możliwości stosowania pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. Uzasadnione jest to faktem, iż monitoring pomieszczeń związkowych rodzi duże prawdopodobieństwo naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Ustawodawca uzależnił także stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych od uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

WAŻNE: Powyższe przepisy obejmują wyłącznie sytuacje kiedy mamy do czynienia z monitoringiem na terenie zakładu pracy i mają one zastosowanie wyłącznie dla pracowników w rozumieniu KP. Pamiętać należy, że monitoring dotyczyć może osób postronnych, lub takich, które wykonują pracę w tym samym zakładzie na podstawie umowy cywilnoprawnej – wtedy przyjęcie tych samych zastosowań dla całego zakładu w konkretnych przypadkach może powodować ryzyko naruszenia dóbr osobistych tych osób, na co pracodawca winien zwrócić szczególną uwagę.

Zmiany w Ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Długo oczekiwaną zmianą staje się uregulowanie zasad przetwarzania przez pracodawcę dodatkowych danych osobowych pracownika w związku z korzystaniem przez niego ze świadczeń przyznawanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS). Zgodnie z brzmieniem art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.”. Do tej pory szereg wątpliwości rodziło uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji, w tym do przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie właściwego świadczenia z Funduszu. Ugruntowało się stanowisko, poparte wcześniej przez ówczesnego Generalnego Inspektora Ochrony Danych mówiące o tym, że przedmiotowe uprawnienie powinno mieć swoje odzwierciedlenie w regulaminie pracy.

W Ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dodano zapis mówiący o tym, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Samo potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z przedmiotowego funduszu.

Dane osobowe dotyczące prywatnej sfery życia pracownika, wynikające z przedłożonych pracodawcy dokumentów, mogą być przetwarzane jedynie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę oraz zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Ponadto dane te mogą być przetwarzane wyłącznie przez okres:

- niezbędny  do przyznania tych świadczeń;

- niezbędny do dochodzenia praw i roszczeń.  

Pracodawca zobowiązany jest także do przeglądu danych osobowych uzyskanych od pracownika w ramach ustalania prawa do ulgowych usług lub świadczeń, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Zadaj pytanie  lub  Zadzwoń: 600 677 026

administrator danychdane osoboweKodeks Pracynowelizacja RODOpracodawcaprzepisy prawaRODOrozporządzenie GDPRunijne rozporządzenie o ochronie danychustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozpoZFŚS

Wróć

Do góry